Тайм-менеджмент. Метод “Решение двух часов”
Вы готовы были бы тратить по 2 часа в неделю, если бы это гарантированно принесло вам 10 дополнительных часов в ту же неделю? Если бы мне позволили учить только одному методу, помогающему людям резко повысить свою результативность и радость от жизни, я выбрал бы этот. Он называется «решение двух часов».
Процедура внедрения «решения двух часов» обманчиво проста. Для начала вы просто выделяете 2 часа, когда вам не будут мешать. В идеале это один период. Можно использовать и два часовых периода, но лучше один двухчасовой. Помните, что цель на это время — создать в уме отрезок своей жизни. Это не просто «составление списка дел», не скучная рутинная задача, а время для творчества. Неправильно думать: «Ладно, я впихну это в свой график там и сям — я уверен, что полчаса вполне хватит». Уверяю вас, вам понадобится минимум 2 часа, чтобы сделать это правильно.
Это время должно быть выделено между концом одной рабочей недели и началом следующей. Некоторые любят делать это в последние 2 часа рабочей недели — под вечер в пятницу. Лично мне это время не очень подходит, но я люблю рано вставать. Поэтому для меня идеально утро субботы, пока не проснулась моя семья. Очень многие мои клиенты занимаются планами в воскресный вечер, переходя от приятных выходных к подготовке удачной недели. Вы сами выбираете, что вам лучше всего подходит, но это обязательно должно быть спокойное время, когда вас никто и ничто не отвлекает; вы просто отключитесь от шума и сможете подумать.
Что мне делать в эти два часа? Сядьте, вооружившись выбранным вами инструментом планирования. Это может быть Outlook, Google Calendar, iCal или любой цифровой инструмент на ваш выбор. Традиционные «бумажные» системы тоже подойдут. Главное — охватить целую неделю сразу. Придется подробно создавать в уме предстоящую неделю и по крайней мере в общих чертах обрисовать вторую.
Шаг 1. Освежите в памяти свои цели.
Если вы толком не знаете, чего вы хотите достичь, то неважно, как вы распорядитесь временем. Прежде всего уделите 5–10 минут повторению своих целей. Возьмите ключевую и представьте себе ее достижение. Порадуйтесь, увидев, как ваши цели воплотились в жизнь. Поразмышляйте над преимуществами, которые получите. Будьте благодарны за способность мысленно создавать свою жизнь — ведь это одна из особенностей, которые делают людей людьми.
Шаг 2. Повторите и выделите свои дела.
Повторив свои цели и настроив мозг на работу, нужно реально рассмотреть предстоящие две недели. Ваши обязательства — встречи или дела, которые вы уже запланировали. Вероятно, ваши обязательства уже отмечены в календаре; если нет, впишите их, чтобы они были видны. Подумайте, чего вы ожидаете от каждой встречи или дела. Задайте себе эти вопросы:
1) Какие результаты желательны?
2) Нужна ли вообще эта встреча?
3) Приглашены ли на неё нужные люди?
4) Как получить наибольшую отдачу от этого времени?
5) Нужно ли сократить или продлить этот период?
6) Какие приготовления требуются?
Эти серьезные, подробные вопросы относятся к ближайшей неделе. Следующая будет рассматриваться менее подробно, поскольку вы вернетесь к ней на новом этапе анализа. Если вы даже просто уделите этому шагу 100% внимания и зададите себе несколько толковых вопросов, то последуете примеру самых успешных людей. Большинство не делает вообще ничего из этого, поэтому и не добивается того, чего хочет.
Источник: vk.com/smartbusinesseducation.
Шаг 3. Запланируйте время для самосовершенствования.
Далее нужно запланировать время для совершенствования — то, которое вы тратите, чтобы делать себя сильнее и укреплять взаимоотношения. Здесь возможно множество разных действий; для меня это занятия спортом, чтение, медитация и планирование/постановка целей. Да, правильно: нужно включить в график следующий этап «решения двух часов»! Еще вы можете добавить сюда полноценное общение с семьей или друзьями, общественную деятельность, поход в церковь и т.д.
Очень важно помнить, что эти виды деятельности нужно планировать, причем до большинства других действий. Почему? По двум причинам.
Во-первых, если их не обозначить как самые срочные, они не будут выполняться. Даже когда я отмечаю их как первоочередные, иногда они не выполняются.
Если вы будете думать о них в последнюю очередь (как большинство), то, скорее всего, так и не дойдете до них. Вам помешает жизнь.
Во-вторых, запланировав нужное, вы избавляетесь от чувства вины. Применяя «решение двух часов», вы постепенно заметите, что у вас хватает времени на все важное. Окажется, что у вас более чем достаточно времени на все увлекательные занятия — стоит только их запланировать.
Шаг 4. Запланируйте “Зелёное время”.
Оно относится к вашей профессиональной деятельности и называется так, потому что зеленый — цвет денег. В вашей работе есть немного действий, которые непосредственно приносят вам доход. Если вы руководитель, то это управление компанией или отделом, и все. Если вы продавец, то это продажи, и все. Если вы спортсмен, то это тренировки и выступления, и все.
Большинство на работе разрывается на части, потому что четко не представляет себе, в чем их «зеленое время». Если у вас нет ясности, уточните. Если вы точно это знаете (наверняка так), запланируйте это время и оберегайте его. Выяснив, что входит в ваше «зеленое время», когда лучше выполнять эти действия, а потом четко придерживаясь этого решения, вы удивите себя и коллег тем, чего можете добиться за очень краткий срок.
Шаг 5. Запланируйте “Красное время”.
Это время, за которое вам не платят напрямую, но оно становится подспорьем для «зеленого времени». Это то, что нужно выполнить до «зеленого времени», чтобы оно было потрачено с пользой. Еще сюда входят действия, выполняемые после «зеленого времени», чтобы или отчитаться за него, или представить созданное. В «красное время» выполняются исследования, проводится подготовка к презентации, классификация потенциальных клиентов, оформление документации, оценка эффективности работы и другие вспомогательные действия.
«Красное время» важно, но все-таки оно не «зеленое». Нельзя их смешивать. Это труднее, чем кажется, потому что обычно «красное время» психологически заполнять гораздо легче, чем «зеленое». Я наблюдал, как специалисты по продажам впустую тратят целые недели, «проводя исследования» или «налаживая связи», хотя на самом деле им нужно всего лишь снять трубку и позвонить.
Шаг 6. Планируйте “Гибкое время”.
Посмотрите на все, что вы запланировали на шагах 1–5. Вы заметите большие отрезки времени в своей неделе, на которые ничего не запланировано. Видите «пробелы»? Они бывают даже у самых занятых людей: час тут, три часа там, два еще где-то. Поразительно: когда продумываешь неделю, в итоге оказывается, что на все важное есть время и еще осталось много свободного!
Мудрое решение — «отложить» эти неиспользуемые периоды в качестве «гибкого времени». Это хранилище, куда можно помещать что угодно. Текущие проекты, встречи/собрания, назначенные в последний момент, дополнительное время для совершенствования или «зеленое время». «Гибкое время» можно использовать для чего угодно — именно для этого оно и предназначено! Просто переместите задачу, которую вы собирались выполнить перед тем, как возник сбой, в один из периодов запланированного «гибкого времени». Тем самым вы не даете «сюрпризам» сорвать ваши планы и обретаете душевное спокойствие.
Шаг 7. Запланируйте время на восстановление.
И последнее, но не менее важное: обязательно планировать время своего отдыха — точнее, восстановления. Вероятно, у вас оно уже запланировано (время для совершенствования часто подразумевает восстановление). Но если вы еще не выделили время для заботы о себе — своем уме, организме и духе, — старайтесь еженедельно вносить его в свой календарь. Кто позаботится об этом, если не вы?
